OBEYA, forum des temps modernes
Saviez-vous que notre cerveau n’avait besoin que de 150 millisecondes pour assimiler une image et lui associer une signification ? Les images ont du bon. Elles sont simples, ludiques et impactantes, surtout dans un monde où les mots envahissent nos écrans.
Méthode de l’Agile, le Lean Management s’est emparé de cette réalité en créant un outil dédié à faciliter la compréhension d’un projet, le « management visuel ». Comme son nom le laisse supposer, il s’agit de réunir sous la forme d’un grand tableau toutes les données graphiques relative à l’activité de l’entreprise et des équipes (courbes d’évolution de la productivité, par exemple, reporting, organigramme, cartographie, etc.) et ensuite, de les analyser. Pour cela, il existe une méthodologie qui a largement fait ses preuves : L’OBEYA. Décryptage.
À l’origine, « OBEYA » est un terme japonais qui signifie « grande salle ». C’est Toyota qui, lorsqu’ils ont créé la première voiture hybride au monde, en a transformé le sens pour l’ériger en un outil incontournable du lean management. Véritable bijou de technologie, la PRIUS a montré la virtuosité de ce modèle qui consiste à fluidifier tous les cycles de production : qualité, délais, coûts…
Une grande salle pour de grandes ambitions
Que se passe-t-il dans cette grande salle, parfois éloquemment baptisée « war room » ou « project cockpit » ? Aménagée pour l’occasion d’outils technologiques qui misent sur le visuel (ordinateurs portables, imprimantes, écrans d’affichage, paper boards tactiles) et de matériels bureautiques (tables, chaises), l’OBEYA réunit tous les membres d’un seul et même projet : chef de projet, directeur technique, architectes, experts en sécurité, spécialistes réseaux et infrastructures, développeurs, équipes marketing… Qui, se rencontrent, parfois pour la première fois, dans un même espace collaboratif.
Chaque parcelle de mur représente une dimension différente d’un projet : planification des tâches, information client, objectif, suivi de la production… Les informations sont regroupées selon une logique visuellement attractive pour être consultées et comprises par n’importe qui, à n’importe quel moment. Transparence et performance sont au cœur de la réussite de l’OBEYA !
La magie de l’échange
Le principe ? Donner à voir une vue 360 degrés d’un projet pour mieux collaborer et accélérer les prises de décisions opérationnelles et stratégiques. Loin d’être chronophages, ces rendez-vous, en général très attendus des équipes, permettent d’enrichir les interactions comme jamais auparavant. Tout le monde a son mot à dire et un rôle à jouer. Aucun gaspillage de temps ni d’énergie ! D’autant plus qu’au-delà d’être un outil d’agilité en interne, l’OBEYA s’avère utile pour le client qui peut suivre le processus de développement du projet de manière immersive et interactive.
Bon à savoir :
Pour optimiser la performance de ces réunions extraordinaires, il est important de ritualiser l’OBEYA en organisant des rencontres régulières et en s’assurant que les membres de l’équipe restent en permanence connectés les uns aux autres.
L’OBEYA chez RITMX
RITMX a aménagé une OBEYA dans ses locaux pour permettre à l’ensemble des collaborateurs de collecter, partager et récupérer toutes les informations stratégiques et opérationnelles liées à l’entreprise : stratégie produits, travaux en cours, problèmes à résoudre, rapports financiers, valeur client réalisé au final, consommation sur les tâches de support, indicateurs de la qualité du produit, suivi d’avancement de la dette technique… Dans cet espace où transitent les connaissances des uns et des autres, chacun peut obtenir une vue d’ensemble sur toutes les activités de l’entreprise qu’elles soient relatives à un besoin client ou interne (comme la politique RH, la vision stratégique de l’entreprise…). Cette mise à disposition des informations permet également la synchronisation des équipes sur certains projets. Les projets murissent ainsi plus vite et les interactions aussi !
